 |  ความหมายของแอปพลิเคชั่น Lotus Note Teamroom | #1 | |
|
Alfakorn
LotusAlfakorn
: 05/13/2009
| วันนี้กรก็ขออนุญาตอธิบายความหมายเกี่ยวกับ Teamroom นะครับ แอปพลิเคชั่น Teamroom เราอาจจะแทบจะไม่รู้จักเลยก็ว่าได้ เพราะมันแทบจะไม่ได้ใช้ แต่ถ้าใช้ในการจัดการงานเอกสาร ซึ่งมีการทำงานแบบเป็นขั้นเป็นตอน ชนิดที่เรียกได้ว่า เป็นการวางแผนกระบวนการทำงานในเชิงลึกก็ว่าได้ แอปพลิเคชั่นนี้เป็นโปรแกรมที่ค่อนข้างซับซ้อน อาจจำเป็นที่จะต้องเรียนรู้กับมันนิดหน่อยจำพวกฟังก์ชั่นการทำงานต่างๆของโปรแกรม
ความหมายของ Teamroom
Teamroom เป็นแอปพลิเคชั่น Lotus Notes ที่ได้ออกแบบมาเพื่อสนับสนุนกระบวนการทำงานที่มีลักษณะเป็นขั้นเป็นตอน ซึ่งจะสนับสนุนให้ผู้คนทำงานร่วมกันอย่างเป็นระบบ ซอฟต์แวร์ตัวนี้ไม่ได้สร้างมาเพื่อการรับรู้ถึงจุดประสงค์การใช้งานร่วมกัน ภาษาสามัญ จุดศูนย์รวม และแรงผลักดัน แต่จะสร้างในลักษณะการเพิ่มประสิทธิภาพของทีมให้เกิดขึ้น แต่อย่างไรก็ตาม การที่จะนำเข้าไปตรึงอยู่ในเทคโนโลยีจะต้องมีเทมเพลทจำนวนมากมายในการปฏิบัติขั้นพื้นฐานของการสร้างทีมที่ดี Teamroom จึงเป็นแอปพลิเคชั่นที่จะทำให้เราสามารถสร้างสรรค์งานได้ง่ายขึ่นและการพัฒนาขั้นตอนกระบวนการทำงานอย่างต่องเนื่อง และฝึกปฏิบัติร่วมกันจนกว่าทีมบรรลุผลสำเร็จอย่างสูงสุด
Teamroom เป็นเครื่องมือสำหรับการแบ่งปันข่าวสารและการทำงานร่วมกันอย่าง Collaboration อย่างไรก็แล้วแต่ การทำงานของทีมในพื้นฐานของ Teamroom แท้จริงแล้วไม่ได้แตกต่างมากไปกว่า Groupware แต่ก่อนเลย โดยทำการสร้างบริบทแบ่งปันให้งานของทีม Teamroom มีเครื่องมือที่ดีมากมายในการจัดการงานต่างๆ อย่างเช่น การสร้างแรงผลักดันในการทำงานตลอดจนทั้งในรูปแบบของการทำงานคนเดียวและการทำงานเป็นทีม เพราะว่าเทคโนดลยีนี้ถูกสร้างขึ้นบน Notes Groupware จึงสามารถทำการแชร์ Platform ได้ บริบทนี้มีค่าและมีพลังมหาศาลยิ่งกว่าเป็นเครื่องมือส่งสารอย่างเช่น E-mail โปรแกรม Notes เองยังสามารถสร้างความเป็นไปได้ในการให้ Teamroom สนับสนุนการทำงานกับทีม ซึ่งสมาชิกบางคนภายในทีมนั้นๆอาจจะทำการแจกจ่ายข้อมูลไปตามสถานที่ต่างๆ ซึ่งในบางครั้งสมาชิกกลุ่มนั้นไม่สามารถทำการเชื่อมต่อระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ของทีมนั้นได้
ยกตัวอย่างของการทำงานที่ช่วยให้ทำได้ง่ายขึ้นและเพิ่มมีประสิทธิภาพได้มาก ด้วยแอปพลิเคชั่น TeamRoom มีดังนี้
- การเพิ่มขึ้นและการสร้างการตัดสินใจในประเด็นและข้อสงสัยต่างๆ
- การสร้างผลิตภัณฑ์ที่ทำงานร่วมกันอย่างเช่น การจดบันทึก การนำเสนอ และความสามารถในการส่งสารหรือสินค้า
- การระดมสมองรวบรวมความคิดเห็น (ซึ่งมีผลที่จะนำไปสู่ผลลัพธ์การแก้ไขปัญหาและการลงมือปฏิบัติ)
- การเตรียมตัวการเข้าประชุม โดยมีคนที่สามารถนำเสนอและแชร์ข้อมูลภายใน TeamRoom ก่อนที่การประชุมจะเริ่มขึ้น เพื่อที่ว่าในระหว่างเวลาประชุม เราจะสามารถทำการโฟกัสไปที่การสร้างโอกาสในการตัดสินใจได้
- การติดตาม Agenda ตารางการประชุมและบทสรุปของมติการแก้ไขปัญหาในที่ประชุม
กระบวนการทำงานทั่วไปที่ทำการสนับสนุนแอปพลิเคชั่น Teamroom ได้แก่
การจัดการงานเอกสาร เป็นกระบวนการทำงานด้วยวิธีที่เกิดขั้นดังนี้
- เอกสารที่ถูกเก็บรักษาไว้เพื่ออ้างอิงข้อมูลของทีม (เช่น การนำเสนอ, เอกสารฉบับร่างฉบับสุดท้าย ฯลฯ)
- เอกสารที่ทำการโพสต์และเปิดเพื่อทำการปรับปรุงแก้ไขใหม่ หรือทำคำอธิบายประกอบ
- เอกสารที่สร้างประโยชน์ให้กับผู้ฟังจำนวนมากมาย (โดยทาง Notes, Website, E-mail ฯลฯ)
- เอกสารที่เก็บเข้าแฟ้มอัตโนมัติ เมื่อเอกสารนั้นสิ้นสุดวันที่เสร็จสิ้นงาน (หรือจะทำแบบด้วยตัวเองก็ได้)
การติดตามผลการปฏิบัติงาน เป็นกระบวนการทำงานด้วยกิจกรรมที่อาจจะเกิดขึ้นดังนี้
- คำขอร้องให้ดำเนินการทำงานอาจเกิดขึ้นในสมาชิกของทีมได้
- สมาชิกทีมยอมรับ ปฏิเสธ หรือทำการเจรจาเกี่ยวกับการดำเนินการทำงาน
- ถ้าการดำเนินการทำงานถูกปฏิเสธ การดำเนินงานอาจจะขอร้องโดยสมาชิกอื่นๆ
- ถ้าการดำเนินการทำงานทำการเจรจาเรียบร้อยแล้ว มันจะต้องนำไปเป็นข้อตัดสินใจกับผู้ขอร้องคนอื่นๆจนกว่าจะได้รับคำตอบเห็นด้วย
- ถ้าการดำเนินการทำงานผ่านการอนุมัติหรือเห็นด้วยแล้ว จะต้องติดตามไม่ให้ขัดแย้งกับวันที่กำหนด
- การดำเนินการทำงานเสร็จสมบูรณ์ จะต้องทำการเครื่องหมายไว้ และอัพเดทวันที่เสร็จสิ้นงานตามความเป็นจริง
การบริหารจัดการประชุม เป็นกระบวนการทำงานด้วยกิจกรรมที่อาจจะเกิดขึ้นดังนี้
- ข่าวประกาศการประชุมทำการลงประกาศไว้
- จำนวนที่ว่างของผู้เข้าร่วมการประทุมทำการลงประกาศไว้อย่างชัดเจน และกำหนดตารางประชุมให้สมบูรณ์เรียบร้อย
- ตารางการประชุม Agenda ถูกสร้างขึ้นโดยสมาชิกคนในคนหนึ่งหรือทั้งทีม
- รายงานการประชุมทำการลงประกาศไว้
- หน้าที่การดำเนินการทำงานถูกจัดเตรียมไว้เรียบร้อย
การเขียนเอกสารการทำงานร่วมกัน เป็นกระบวนการอย่างหนึ่งที่เกิดขึ้นด้วยวิธีดังนี้
- สมาชิกคนใดคนหนึ่งเริ่มทำเอกสารฉบับร่างในการนำเสนอ หรือการทำเอกสาร
- สมาชิกคนอื่นทำการแก้ไขปรับปรุงเอกสารฉบับร่าง และทำการอัพเดทรุ่นของฉบับเอกสาร
- สมาชิกคนอื่นแสดงและเพิ่มข้อคิดเห็นต่างๆ
- เอกสารฉบับร่างฉบับสุดท้ายได้รับอนุมัติหรือจัดการเสร็จเรียบร้อยแ และให้มีพร้อมสำหรับผู้ฟังจำนวนมาก
การสร้างโอกาสในการตัดสินใจ เป็นกระบวนการอย่างหนึ่งที่เกิดขึ้นด้วยวิธีดังนี้
เหตุผลที่ทำการยุติการตัดสินใจในการประชุมนั้น เกิดขึ้นได้ใน 2 กรณี
1. โดยความคิดเห็นของคนส่วนใหญ่ หรือเอกฉันท์ – สมาชิกทุกคนมีส่วนร่วมในการตัดสินใจ และทำการลงคะแนนเพื่อปิดการประชุม
2. โดยผู้นำ หรือความรับผิดชอบโดยเอกเทศ – บุคคลหนึ่งที่ต้องรับผิดชอบในการตัดสินใจ การขอ Feedback ถ้าจำเป็น และการปิดการประชุม
การระดมสมอง หรือความคิดริเริ่มสร้างสรรค์ เป็นกระบวนการอย่างหนึ่งที่เกิดขึ้นด้วยวิธีดังนี้
- ไอเดียที่สร้างสรรค์ที่ได้รับการสนับสนุน การแบ่งปัน และการพัฒนา
การเก็บเอกสารสำคัญ (Archiving) เป็นกระบวนการอย่างหนึ่งที่เกิดขึ้นด้วยวิธีดังนี้
- วัสดูที่หมดอายุทำการเก็บเข้าแฟ้มเอกสาร (ภายใน Index views) หรือเคลื่อนย้ายไปที่ฐานข้อมูลจัดเก็บเอกสาร (Archival Database)
ตัวอย่างลักษณะของแอปพลิเคชั่น Lotus Notes TeamRoom
Thank you for IBM’s Information
Sources by IBM Lotus Software – www.lotus.com , www.ibm.com
Thank you for sharing information spaces - www.lotusnotesthai.com , www.9notes.net
New Software! Don't forget to use Lotus Alfakorn, is the IBM Software in the
future I think so. No, I'm just kidding. :P
| |
|
| | | | |
| |
| | | ความหมายของแอปพลิเคชั่น Lotus Note Teamroom | #2 | |
|
Alfakorn
LotusAlfakorn
: 05/13/2009
| วันนี้กรก็ขออนุญาตอธิบายความหมายเกี่ยวกับ Teamroom นะครับ แอปพลิเคชั่น Teamroom เราอาจจะแทบจะไม่รู้จักเลยก็ว่าได้ เพราะมันแทบจะไม่ได้ใช้ แต่ถ้าใช้ในการจัดการงานเอกสาร ซึ่งมีการทำงานแบบเป็นขั้นเป็นตอน ชนิดที่เรียกได้ว่า เป็นการวางแผนกระบวนการทำงานในเชิงลึกก็ว่าได้ แอปพลิเคชั่นนี้เป็นโปรแกรมที่ค่อนข้างซับซ้อน อาจจำเป็นที่จะต้องเรียนรู้กับมันนิดหน่อยจำพวกฟังก์ชั่นการทำงานต่างๆของโปรแกรม
ความหมายของ Teamroom
Teamroom เป็นแอปพลิเคชั่น Lotus Notes ที่ได้ออกแบบมาเพื่อสนับสนุนกระบวนการทำงานที่มีลักษณะเป็นขั้นเป็นตอน ซึ่งจะสนับสนุนให้ผู้คนทำงานร่วมกันอย่างเป็นระบบ ซอฟต์แวร์ตัวนี้ไม่ได้สร้างมาเพื่อการรับรู้ถึงจุดประสงค์การใช้งานร่วมกัน ภาษาสามัญ จุดศูนย์รวม และแรงผลักดัน แต่จะสร้างในลักษณะการเพิ่มประสิทธิภาพของทีมให้เกิดขึ้น แต่อย่างไรก็ตาม การที่จะนำเข้าไปตรึงอยู่ในเทคโนโลยีจะต้องมีเทมเพลทจำนวนมากมายในการปฏิบัติขั้นพื้นฐานของการสร้างทีมที่ดี Teamroom จึงเป็นแอปพลิเคชั่นที่จะทำให้เราสามารถสร้างสรรค์งานได้ง่ายขึ่นและการพัฒนาขั้นตอนกระบวนการทำงานอย่างต่องเนื่อง และฝึกปฏิบัติร่วมกันจนกว่าทีมบรรลุผลสำเร็จอย่างสูงสุด
Teamroom เป็นเครื่องมือสำหรับการแบ่งปันข่าวสารและการทำงานร่วมกันอย่าง Collaboration อย่างไรก็แล้วแต่ การทำงานของทีมในพื้นฐานของ Teamroom แท้จริงแล้วไม่ได้แตกต่างมากไปกว่า Groupware แต่ก่อนเลย โดยทำการสร้างบริบทแบ่งปันให้งานของทีม Teamroom มีเครื่องมือที่ดีมากมายในการจัดการงานต่างๆ อย่างเช่น การสร้างแรงผลักดันในการทำงานตลอดจนทั้งในรูปแบบของการทำงานคนเดียวและการทำงานเป็นทีม เพราะว่าเทคโนดลยีนี้ถูกสร้างขึ้นบน Notes Groupware จึงสามารถทำการแชร์ Platform ได้ บริบทนี้มีค่าและมีพลังมหาศาลยิ่งกว่าเป็นเครื่องมือส่งสารอย่างเช่น E-mail โปรแกรม Notes เองยังสามารถสร้างความเป็นไปได้ในการให้ Teamroom สนับสนุนการทำงานกับทีม ซึ่งสมาชิกบางคนภายในทีมนั้นๆอาจจะทำการแจกจ่ายข้อมูลไปตามสถานที่ต่างๆ ซึ่งในบางครั้งสมาชิกกลุ่มนั้นไม่สามารถทำการเชื่อมต่อระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ของทีมนั้นได้
ยกตัวอย่างของการทำงานที่ช่วยให้ทำได้ง่ายขึ้นและเพิ่มมีประสิทธิภาพได้มาก ด้วยแอปพลิเคชั่น TeamRoom มีดังนี้
- การเพิ่มขึ้นและการสร้างการตัดสินใจในประเด็นและข้อสงสัยต่างๆ
- การสร้างผลิตภัณฑ์ที่ทำงานร่วมกันอย่างเช่น การจดบันทึก การนำเสนอ และความสามารถในการส่งสารหรือสินค้า
- การระดมสมองรวบรวมความคิดเห็น (ซึ่งมีผลที่จะนำไปสู่ผลลัพธ์การแก้ไขปัญหาและการลงมือปฏิบัติ)
- การเตรียมตัวการเข้าประชุม โดยมีคนที่สามารถนำเสนอและแชร์ข้อมูลภายใน TeamRoom ก่อนที่การประชุมจะเริ่มขึ้น เพื่อที่ว่าในระหว่างเวลาประชุม เราจะสามารถทำการโฟกัสไปที่การสร้างโอกาสในการตัดสินใจได้
- การติดตาม Agenda ตารางการประชุมและบทสรุปของมติการแก้ไขปัญหาในที่ประชุม
กระบวนการทำงานทั่วไปที่ทำการสนับสนุนแอปพลิเคชั่น Teamroom ได้แก่
การจัดการงานเอกสาร เป็นกระบวนการทำงานด้วยวิธีที่เกิดขั้นดังนี้
- เอกสารที่ถูกเก็บรักษาไว้เพื่ออ้างอิงข้อมูลของทีม (เช่น การนำเสนอ, เอกสารฉบับร่างฉบับสุดท้าย ฯลฯ)
- เอกสารที่ทำการโพสต์และเปิดเพื่อทำการปรับปรุงแก้ไขใหม่ หรือทำคำอธิบายประกอบ
- เอกสารที่สร้างประโยชน์ให้กับผู้ฟังจำนวนมากมาย (โดยทาง Notes, Website, E-mail ฯลฯ)
- เอกสารที่เก็บเข้าแฟ้มอัตโนมัติ เมื่อเอกสารนั้นสิ้นสุดวันที่เสร็จสิ้นงาน (หรือจะทำแบบด้วยตัวเองก็ได้)
การติดตามผลการปฏิบัติงาน เป็นกระบวนการทำงานด้วยกิจกรรมที่อาจจะเกิดขึ้นดังนี้
- คำขอร้องให้ดำเนินการทำงานอาจเกิดขึ้นในสมาชิกของทีมได้
- สมาชิกทีมยอมรับ ปฏิเสธ หรือทำการเจรจาเกี่ยวกับการดำเนินการทำงาน
- ถ้าการดำเนินการทำงานถูกปฏิเสธ การดำเนินงานอาจจะขอร้องโดยสมาชิกอื่นๆ
- ถ้าการดำเนินการทำงานทำการเจรจาเรียบร้อยแล้ว มันจะต้องนำไปเป็นข้อตัดสินใจกับผู้ขอร้องคนอื่นๆจนกว่าจะได้รับคำตอบเห็นด้วย
- ถ้าการดำเนินการทำงานผ่านการอนุมัติหรือเห็นด้วยแล้ว จะต้องติดตามไม่ให้ขัดแย้งกับวันที่กำหนด
- การดำเนินการทำงานเสร็จสมบูรณ์ จะต้องทำการเครื่องหมายไว้ และอัพเดทวันที่เสร็จสิ้นงานตามความเป็นจริง
การบริหารจัดการประชุม เป็นกระบวนการทำงานด้วยกิจกรรมที่อาจจะเกิดขึ้นดังนี้
- ข่าวประกาศการประชุมทำการลงประกาศไว้
- จำนวนที่ว่างของผู้เข้าร่วมการประทุมทำการลงประกาศไว้อย่างชัดเจน และกำหนดตารางประชุมให้สมบูรณ์เรียบร้อย
- ตารางการประชุม Agenda ถูกสร้างขึ้นโดยสมาชิกคนในคนหนึ่งหรือทั้งทีม
- รายงานการประชุมทำการลงประกาศไว้
- หน้าที่การดำเนินการทำงานถูกจัดเตรียมไว้เรียบร้อย
การเขียนเอกสารการทำงานร่วมกัน เป็นกระบวนการอย่างหนึ่งที่เกิดขึ้นด้วยวิธีดังนี้
- สมาชิกคนใดคนหนึ่งเริ่มทำเอกสารฉบับร่างในการนำเสนอ หรือการทำเอกสาร
- สมาชิกคนอื่นทำการแก้ไขปรับปรุงเอกสารฉบับร่าง และทำการอัพเดทรุ่นของฉบับเอกสาร
- สมาชิกคนอื่นแสดงและเพิ่มข้อคิดเห็นต่างๆ
- เอกสารฉบับร่างฉบับสุดท้ายได้รับอนุมัติหรือจัดการเสร็จเรียบร้อยแ และให้มีพร้อมสำหรับผู้ฟังจำนวนมาก
การสร้างโอกาสในการตัดสินใจ เป็นกระบวนการอย่างหนึ่งที่เกิดขึ้นด้วยวิธีดังนี้
เหตุผลที่ทำการยุติการตัดสินใจในการประชุมนั้น เกิดขึ้นได้ใน 2 กรณี
1. โดยความคิดเห็นของคนส่วนใหญ่ หรือเอกฉันท์ – สมาชิกทุกคนมีส่วนร่วมในการตัดสินใจ และทำการลงคะแนนเพื่อปิดการประชุม
2. โดยผู้นำ หรือความรับผิดชอบโดยเอกเทศ – บุคคลหนึ่งที่ต้องรับผิดชอบในการตัดสินใจ การขอ Feedback ถ้าจำเป็น และการปิดการประชุม
การระดมสมอง หรือความคิดริเริ่มสร้างสรรค์ เป็นกระบวนการอย่างหนึ่งที่เกิดขึ้นด้วยวิธีดังนี้
- ไอเดียที่สร้างสรรค์ที่ได้รับการสนับสนุน การแบ่งปัน และการพัฒนา
การเก็บเอกสารสำคัญ (Archiving) เป็นกระบวนการอย่างหนึ่งที่เกิดขึ้นด้วยวิธีดังนี้
- วัสดูที่หมดอายุทำการเก็บเข้าแฟ้มเอกสาร (ภายใน Index views) หรือเคลื่อนย้ายไปที่ฐานข้อมูลจัดเก็บเอกสาร (Archival Database)
ตัวอย่างลักษณะของแอปพลิเคชั่น Lotus Notes TeamRoom
Thank you for IBM’s Information
Sources by IBM Lotus Software – www.lotus.com , www.ibm.com
Thank you for sharing information spaces - www.lotusnotesthai.com , www.9notes.net
New Software! Don't forget to use Lotus Alfakorn, is the IBM Software in the
future I think so. No, I'm just kidding. :P
| |
|
| | | | |
| |